Update September 2026 – urvent Blog

Der September hat gleich mehrere große Bausteine gebracht: ein Fundbüro für eure Veranstaltungen, die Abrechnung der geleisteten Stunden, einen Entwurfsmodus im Personalplaner, eigene Berechtigungsgruppen für Organisationen, deutlich mehr Feldtypen für individuelle Eingabefelder und viele Verbesserungen an der Mitfahrzentrale. Was Orga-Teams und Crews bei Festivals, Sportevents und Hilfsorganisationen davon im Alltag spüren, stellen wir euch in diesem Artikel im Detail vor.

Auf einen Blick

Fundbüro: neues Modul für Gesuche und Funde, mit Fotos, Filtern und Freigabe durch die Orga
Abrechnung: Monatsabrechnung mit Stunden- und Pauschalsätzen, Festschreiben sowie Exporten für DATEV und SEPA
Personalplaner: Entwurfsmodus, Schichten direkt bei der Mehrfachanlage, Farblegende und Anwesenheit vor Ort
Berechtigungsgruppen und Speicherplatz: Rechte gezielt vergeben, zwischen Organisationen wechseln, ein gemeinsames Speicherkontingent
Eigene Eingabefelder: zehn neue Feldtypen und ein Unterschriftsfeld
Mitfahrzentrale: Sitzplätze, Abfahrtszeit, Filter und eine Melden-Funktion

Fundbüro: Verlorenes findet zurück zu seinen Besitzer:innen

Der Schlüssel im Backstage-Bereich, die Powerbank am Infostand, die Jacke nach der Spätschicht: Bei jeder Veranstaltung geht etwas verloren oder wird gefunden. Bisher landete das meist in einer Nachrichtengruppe oder auf einem Zettel am Infopoint. Mit dem neuen Fundbüro gibt es dafür einen festen Platz im Portal.

Bestätigte Personen können Gesuche und Funde einstellen, mit Titel, Beschreibung, Ort und bis zu drei Fotos. Die Fotos werden schon im Browser verkleinert und sind nur für Personen sichtbar, die den Eintrag auch sehen dürfen. Auf dem Board lassen sich Einträge nach Art, Zeitraum und Status filtern; Gesuche und Funde sind an eigenen Symbolen sofort zu unterscheiden. Eigene Einträge können jederzeit bearbeitet oder gelöscht werden, und sobald etwas abgeholt wurde, markiert die Person den Eintrag als erledigt.

Für die Orga gibt es zwei Stellschrauben. Erstens lässt sich das Fundbüro pro Veranstaltung einstellen: aus, nur für die Orga, mit Freigabe durch die Orga oder offen für alle bestätigten Personen. Bei der Variante mit Freigabe sehen andere erst, was die Orga veröffentlicht hat. Bearbeitet jemand einen Eintrag später, geht er automatisch zurück in die Prüfung. Zweitens könnt ihr pro Veranstaltung einen Hinweistext hinterlegen, etwa wo das physische Fundbüro zu finden ist. Er erscheint direkt auf dem Board.

Erledigte Einträge verschwinden standardmäßig vom Board und werden nach einer Frist automatisch aufgeräumt, samt Fotos. Wer sein Konto löscht, nimmt auch die eigenen Einträge mit. Die Fotos zählen zum Speicherkontingent eurer Organisation, mehr dazu weiter unten. Passend dazu gibt es Dashboard-Widgets mit den neuesten Einträgen und einer Statistik. Das Fundbüro ergänzt unsere Crew-Kommunikation um genau die Kleinigkeit, die bei großen Veranstaltungen sonst am meisten Nerven kostet.

Abrechnung: Von den geleisteten Stunden zur Auszahlung

Im August-Update hatten wir angekündigt, dass ein Abrechnungsmodul in Arbeit ist. Jetzt ist es da: Aus den bestätigten Schichten berechnet urvent die Vergütung, ohne dass die Orga Stunden von Hand zusammenzählen muss.

Pro Beschäftigungsverhältnis legt ihr fest, wie abgerechnet wird: mit Stundenlohn, mit Pauschale je Schicht, je Tag oder je Einsatz und optional mit einer Mindestzeit. Ihr entscheidet außerdem, ob die geplante Zeit oder die tatsächliche Zeit aus dem Check-in zählt. Passt für einen einzelnen Einsatz ein anderer Satz, etwa bei einer abweichend vereinbarten Vergütung, lässt sich der Satz je Rolle überschreiben, ohne den allgemeinen Vertrag anzufassen.

Im Backend zeigt der Stundenreport pro Veranstaltung geleistete und geplante Stunden samt Vergütung, gefiltert nach Monat. Ist ein Monat abgeschlossen, schreibt ihr ihn fest: Die Zahlen bleiben dann so stehen, auch wenn Sätze später angepasst werden. Wird ein Parameter im Nachhinein geändert, lässt sich ein ganzer Monat gezielt neu berechnen. Einzelne Personen könnt ihr mit Begründung korrigieren. Das Personal sieht seine Monatsübersicht weiterhin im Self-Service, jetzt auf Basis der festgeschriebenen Werte.

Für die Weitergabe an Buchhaltung und Bank gibt es Exporte als Stundenliste, für DATEV und als SEPA-Datei. Mehr zu Stundenzetteln und Auswertungen findet ihr auf unserer Seite zu Reporting und Auswertung. Wichtig zu wissen: Die Abrechnung ist eine eigene Funktion und nicht in jedem Paket enthalten, Details dazu in den FAQ weiter unten.

Personalplaner: Erst planen, dann veröffentlichen

Bisher war jede Änderung im Planer sofort live: Wer zugewiesen wurde, bekam die Schicht bestätigt, wer entfernt wurde, war verschwunden. Wer einen Plan in Ruhe aufbauen wollte, musste improvisieren. Mit dem neuen Entwurfsmodus ändert sich das.

Pro Rolle bereitet ihr den Dienstplan unsichtbar für das Personal vor. Eure Zuweisungen, Entfernungen und geänderten Einzelzeiten bleiben Entwurf, während ihr tippt, wird der Plan bereits auf Überschneidungen und Pausen geprüft, und erst wenn alles passt, übernehmt oder verwerft ihr den gesamten Entwurf in einem Schritt. Die Farblegende in der Planer-Leiste erklärt jetzt alle Zustände einschließlich der Entwurfszustände auf einen Blick.

Weitere Neuerungen rund um den Planer:

Mehrfachanlage mit Schichten: Beim gleichzeitigen Anlegen mehrerer Personen können die Schichten der gewählten Rolle direkt mitvergeben werden. Es werden nur Schichten innerhalb von An- und Abreise angeboten, nicht zuweisbare Schichten meldet urvent in einem Hinweis.
Anwesenheit vor Ort: Bei bestätigten Personen lässt sich unabhängig von Schichten festhalten, ob sie vor Ort eingetroffen und wieder gegangen sind, in Liste, Detail- und Bearbeitungsansicht.
Tag-Filter: Wer mehrere Tags auswählt, sieht jetzt Personen, die alle gewählten Tags tragen, nicht nur einen davon.
Statistik und Karten: Die Jubiläumsstatistik gruppiert nach Anzahl der Events, Bewerbungskarten zeigen Banner, Datum und Namen der Veranstaltung, und ein Hinweis erscheint, wenn während des Events niemand Geburtstag hat.

Mehr zu unserer Personal- und Schichtplanung findet ihr auf der Themenseite.

Berechtigungsgruppen und Speicherplatz: Ordnung in der Organisation

Wer mit mehreren Admins arbeitet, kennt die Frage: Wer darf eigentlich was? Mit den neuen Berechtigungsgruppen legt eure Organisation selbst fest, welche Teammitglieder in welchen Bereichen Rechte erhalten. Die Rechte lassen sich grob je Bereich vergeben und wahlweise für die ganze Organisation, für einzelne Veranstaltungen oder für einzelne Rollen einer Veranstaltung begrenzen. Sie ergänzen die klassischen Rollen, ersetzen sie also nicht.

Neu ist außerdem ein gemeinsames Speicherkontingent: Zertifikate, Ankündigungsbilder, Profilbilder und die Fotos aus dem Fundbüro zählen zusammen gegen den Speicherplatz eurer Organisation. Ist das Kontingent ausgeschöpft, werden weitere Uploads abgelehnt, Einträge ohne Datei bleiben weiter möglich. Wie viel Speicher in welchem Paket steckt, seht ihr auf unserer Preisseite.

Eigene Eingabefelder: Zehn neue Feldtypen und die Unterschrift

Mit eigenen Eingabefeldern erfasst ihr bei Bewerbungen genau die Angaben, die eure Veranstaltung braucht. Bisher gab es dafür wenige Grundtypen. Jetzt kommen zehn hinzu: Datum, Uhrzeit, Zahl, Dezimalzahl, Betrag, E-Mail, Einfachauswahl, Mehrfachauswahl, Farbe und Adresse. Zahlfelder lehnen unrealistisch lange Eingaben ab, Telefonnummern erscheinen als echtes Telefonfeld, und in den Exporten bleiben Datum und Zahlen maschinenlesbar.

Dazu kommt ein Unterschriftsfeld: Personen zeichnen ihre Unterschrift direkt im Browser mit Finger oder Maus. Die Größe der Zeichenfläche lässt sich systemweit festlegen, und ein Schutz verhindert, dass die Unterschrift versehentlich überschrieben wird. Praktisch ist das etwa für Einverständniserklärungen oder Ausleihbestätigungen, ohne den Umweg über Papier. Wo die Felder im Bewerbungsprozess auftauchen, seht ihr auf unserer Seite zum Crew-Check-In.

Mitfahrzentrale: Mehr Übersicht, mehr Kontrolle

Die im August vorgestellte Mitfahrzentrale haben wir nach den ersten Erfahrungen deutlich ausgebaut:

Sitzplätze und Abfahrtszeit: Einträge können jetzt die Anzahl der Plätze und eine genaue Abfahrtszeit tragen, zusätzlich zum Abfahrtsort.
Filter in der Seitenleiste, unter anderem nach dem Zeitraum, in dem ein Eintrag eingestellt wurde. Der aktive Filter ist hervorgehoben, und auf dem Smartphone lassen sich die Filter einklappen.
Melden: Wenn ein Eintrag Anlass zur Sorge gibt, können bestätigte Personen ihn der Orga melden. Einträge mit vielen Meldungen werden automatisch ausgeblendet. Die Funktion ist optional.
Mehr Kontext bei Anfragen: Wer eine Mitfahranfrage erhält, sieht Alter und Wohnort der anfragenden Person und kann Anfragen auch ablehnen.
Pro Veranstaltung abschaltbar: Ist die Mitfahrzentrale für ein Event nicht gewünscht, lässt sie sich gezielt deaktivieren.

Und sonst noch: weitere Neuerungen im September

Neben den großen Themen gab es viele kleinere Verbesserungen:

Sicherheit: Per E-Mail zugeschickte Anmeldecodes laufen ab und lassen sich nur einmal verwenden, die Passwortrichtlinie gilt jetzt auch bei Registrierung und Zurücksetzen, eine geänderte E-Mail-Adresse wird erst nach Bestätigung der neuen Adresse wirksam, und deaktivierte Konten werden sofort abgemeldet.
Scanner: Verlorene oder gestohlene Scan-Stationen lassen sich von Admins zentral sperren. Die Einrichtungsseite wurde überarbeitet, und Admins sehen den Status jeder Station.
Dashboard: Die automatische Aktualisierung pausiert nach zehn Minuten, ein Klick setzt sie fort.
Zertifikate: Gültigkeit und Notiz gehen beim Hochladen nicht mehr verloren, und in der Statistik werden abgelaufene Zertifikate mitgezählt.
Verleih: Ausrüstung kann nicht mehr doppelt an dieselbe Person vergeben werden.

Häufige Fragen zum urvent-Update

Was ist das Fundbüro bei urvent? Das Fundbüro ist ein Modul, in dem bestätigte Personen verlorene Gegenstände suchen (Gesuche) und gefundene Gegenstände melden (Funde), optional mit Fotos. Die Orga steuert pro Veranstaltung, wer Einträge sehen und einstellen darf.

Wer kann im Fundbüro Einträge sehen? Das legt die Orga pro Veranstaltung fest: gar nicht, nur die Orga, alle bestätigten Personen erst nach Freigabe durch die Orga oder alle bestätigten Personen sofort.

Ist die Abrechnung in jedem urvent-Paket enthalten? Nein. Die Abrechnung ist ab dem Professional-Paket enthalten. Stundenzettel sind in allen Paketen dabei. Was in welchem Paket steckt, findet ihr auf unserer Preisseite.

Was bedeutet Festschreiben bei der Abrechnung? Beim Festschreiben friert die Orga die Abrechnung eines Monats ein. Die Zahlen bleiben dann unverändert, auch wenn Stundensätze später angepasst werden. Bei Bedarf lässt sich ein Monat bewusst neu berechnen.

Wofür ist der Entwurfsmodus im Personalplaner gedacht? Er erlaubt, den Dienstplan einer Rolle vorzubereiten, ohne dass das Personal Zwischenstände sieht. Der Plan wird schon während der Bearbeitung geprüft und anschließend komplett übernommen oder verworfen.

Welche neuen Feldtypen gibt es für eigene Eingabefelder? Datum, Uhrzeit, Zahl, Dezimalzahl, Betrag, E-Mail, Einfachauswahl, Mehrfachauswahl, Farbe, Adresse und ein Unterschriftsfeld. Eigene Eingabefelder sind im Ultimate-Paket enthalten.

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