Update August 2026 – urvent Blog

Der August war einer der funktionsreichsten Monate in der Geschichte von urvent. Statt einzelner kleiner Anpassungen haben wir gleich mehrere große Baustellen abgeschlossen, die den Alltag von Orga-Teams und Crews bei Festivals, Sportevents und Hilfsorganisationen spürbar leichter machen: eigenständiger Schichttausch fürs Personal, blitzschnelle Freigabe-Workflows, eine eigene Mitfahrzentrale, überarbeitete Planer mit neuen Filtern und mehr Transparenz bei den geleisteten Stunden. In diesem Artikel stellen wir euch alle Neuerungen im Detail vor.

Auf einen Blick

Schichttausch: Personal kann bestätigte Schichten jetzt selbst mit Kolleg:innen tauschen
Schnellprüfungs-Warteschlangen: Bewerbungen und Ausrüstungsanfragen lassen sich in einem eigenen Review-Modus mit Tastaturkürzeln im Sekundentakt freigeben
Mitfahrzentrale: neues Modul für Fahrgemeinschaften zur Veranstaltung
Neue Planer-Filter: überarbeiteter Personalplaner, Einsatzplaner und Inventarplaner, inklusive direkt anpassbarer Schichtzeiten
Individuelle Schichtverlängerung/-verkürzung: Schichtzeiten lassen sich direkt im Personalplaner anpassen, inklusive Auswirkung auf Statistik und Stundenübersicht
Neue Dashboard-Widgets: deutlich mehr Einblick ins System auf einen Blick
Stundenübersicht: Personal sieht seine geleisteten Stunden jetzt direkt im Self-Service
Bonus: die Admin-Schnellsuche per Strg + K / Cmd + K

Schichttausch: Personal tauscht Schichten jetzt selbst

Kurzfristige Ausfälle gehören bei jeder Veranstaltung dazu – ein Krankheitsfall, ein verpasster Zug, eine spontane Terminkollision. Bisher bedeutete das für Orga-Teams meist: Telefonate, WhatsApp-Nachrichten, manuelles Umbuchen im Dienstplan. Mit dem neuen Schichttausch übernimmt das Personal diesen Prozess ab sofort selbst.

So funktioniert es: Wer eine bereits bestätigte Schicht nicht wahrnehmen kann, bietet sie im Portal zum Tausch an. Andere Teammitglieder mit passender Qualifikation sehen das Angebot und können übernehmen – der Dienstplan wird automatisch aktualisiert, ohne dass die Orga jeden einzelnen Tausch manuell nachpflegen muss. Wichtig für Organisationen: Ist der Schichttausch für eine Rolle nicht gewünscht (etwa bei besonders sicherheitsrelevanten Positionen), lässt er sich gezielt deaktivieren. Damit bleibt die Kontrolle vollständig bei euch, während der administrative Aufwand für den Regelfall drastisch sinkt.

Der Schichttausch ist eng mit unserer bestehenden Schichtplanung verzahnt – Änderungen werden sofort im Plan sichtbar, und die betroffene Crew wird automatisch informiert. Gerade bei mehrtägigen Festivals oder Veranstaltungen mit hundert und mehr ehrenamtlichen Helfer:innen zahlt sich das spürbar aus: weniger Rückfragen bei der Orga, weniger Lücken im Dienstplan, mehr Zeit für die eigentliche Veranstaltung.

Schnellprüfungs-Warteschlangen: Freigaben in Rekordzeit

Wer schon einmal hunderte Bewerbungen für ein Festival oder eine Großveranstaltung durchgesehen hat, kennt das Problem: Jede Bewerbung einzeln öffnen, prüfen, zurück zur Liste, nächste öffnen – bei großen Crews kostet das Stunden. Mit den neuen Schnellprüfungs-Warteschlangen haben wir genau dafür einen eigenen Review-Modus gebaut.

Statt einer klassischen Listenansicht öffnet sich eine fokussierte Karteikarten-Ansicht: Ein Antrag nach dem anderen, mit allen relevanten Informationen auf einen Blick. Freigeben, ablehnen oder zur Nachbearbeitung markieren – per Klick oder komplett per Tastatur, ganz ohne die Maus in die Hand nehmen zu müssen. Die Warteschlange springt automatisch zum nächsten offenen Fall, sodass sich ganze Bewerbungswellen in wenigen Minuten statt Stunden abarbeiten lassen.

Das neue Review-System steht gleich an zwei Stellen im Portal zur Verfügung:

bei Personal-Bewerbungen, direkt angebunden an unser Crew-Check-In, inklusive Prüfung eingereichter Nachweise auf Vollständigkeit und Richtigkeit
bei Ausrüstungs- und Materialanfragen in der Inventarverwaltung, wenn viele Anfragen kurz vor der Veranstaltung freigegeben werden müssen

Gerade in der heißen Phase kurz vor einem Event, wenn Bewerbungen und Anfragen gehäuft eintreffen, ist das einer der Workflows, die im Alltag den größten Unterschied machen.

Mitfahrzentrale: Gemeinsam anreisen, Kontakte knüpfen

Ganz neu im Portal: Eure Helfer:innen und Mitarbeitenden können jetzt über eine eigene Mitfahrzentrale Fahrgemeinschaften zur Veranstaltung organisieren – direkt im Portal, ohne externe Gruppen oder Tabellen. Sobald eine Bewerbung erfolgreich freigeschaltet ist, steht die Mitfahrbörse automatisch offen: Die Person kann direkt nach einer passenden Mitfahrmöglichkeit suchen, ganz ohne separate Anmeldung oder Freischaltung an anderer Stelle.

Dabei stehen von Anfang an beide Richtungen zur Verfügung. Wer selbst fährt, stellt ein Angebot ein; wer eine Mitfahrgelegenheit sucht, ein Gesuch. Beide Eintragsarten lassen sich unabhängig voneinander anlegen und sind im Board klar farblich unterscheidbar, sodass auf einen Blick erkennbar ist, wer mitnimmt und wer noch eine Mitfahrt sucht.

Eigene Einträge werden übersichtlich oben im Board angezeigt. Kontaktdaten wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse lassen sich pro Eintrag gezielt schützen und erst nach Bestätigung durch die Eigentümerin oder den Eigentümer freigeben – Datenschutz eingebaut, nicht nachgerüstet. Für Admins gibt es zusätzlich einen vollständigen, DSGVO-konformen Export aller Einträge und Zugriffsanfragen.

Die Mitfahrzentrale reiht sich damit nahtlos in unsere Crew-Kommunikation ein und ist über die Preise & Pakete als zubuchbares Zusatzfeature verfügbar. Für Veranstaltungen an schwer erreichbaren Orten – Open-Airs auf dem Land, Festivalgelände ohne guten ÖPNV-Anschluss – ist das nicht nur ein Nachhaltigkeitsgewinn, sondern spart eurer Crew auch bares Geld und schafft von Anfang an ein Gemeinschaftsgefühl.

Neue Filter in den Planern: Personalplaner, Einsatzplaner, Inventarplaner

Die Planer gehören zu den meistgenutzten Werkzeugen im gesamten Portal – hier hat sich mit diesem Update besonders viel getan, und zwar gleich an drei Stellen.

Personalplaner und Einsatzplaner wurden grundlegend überarbeitet und bieten jetzt deutlich mehr Filteroptionen: nach Rolle, Qualifikation, Anwesenheitsstatus oder Zeitraum. Wer bei einer Großveranstaltung mit mehreren hundert Personen den Überblick behalten muss, findet die passende Schicht oder Person jetzt in Sekunden statt nach langem Scrollen. Mehr zu unserer Personal- und Schichtplanung findet ihr auf unserer Themenseite.

Direkt im Personalplaner lassen sich einzelne Schichtzeiten jetzt außerdem unkompliziert anpassen – etwa wenn eine Schicht spontan verlängert oder verkürzt werden muss. Die Änderung wird sofort im Dienstplan übernommen, ganz ohne die Schicht komplett neu anlegen zu müssen. Auch beim gleichzeitigen Anlegen mehrerer Mitarbeitender auf einmal, etwa zu Beginn der Vorbereitungsphase, fragt der Planer jetzt automatisch die passenden rollenspezifischen Felder ab, sodass keine Pflichtangaben mehr nachträglich ergänzt werden müssen.

Beim Inventarplaner in der Inventar- und Fahrzeugverwaltung gibt es einen neuen Auslastungsfilter, der auf einen Blick zeigt, welche Fahrzeuge oder Ausrüstungsgegenstände in einem bestimmten Zeitraum verfügbar oder bereits verplant sind. Engpässe bei Equipment oder Fahrzeugen lassen sich damit erkennen, bevor sie zum Problem werden – statt erst am Veranstaltungstag festzustellen, dass zwei Teams denselben Kastenwagen eingeplant haben.

Individuelle Schichtverlängerung und -verkürzung im Personalplaner

Kaum ein Einsatz läuft exakt nach Plan: Der Aufbau zieht sich länger als gedacht, der Sicherheitsdienst wird eine Stunde früher fertig, die Spätschicht an der Bar muss spontan verlängert werden, weil noch reger Betrieb herrscht. Für genau solche Fälle lassen sich einzelne Schichtzeiten jetzt direkt im Personalplaner anpassen – eine Schicht kann mit wenigen Klicks verlängert oder verkürzt werden, ohne sie zu löschen und komplett neu anzulegen.

Das Besondere daran: Die angepasste Zeit wirkt sich unmittelbar auf alles aus, was nachgelagert davon abhängt. Der Dienstplan zeigt sofort die korrigierte Zeit, Statistiken und Auswertungen rechnen automatisch mit der tatsächlich geleisteten statt der ursprünglich geplanten Schichtdauer, und auch die Stundenübersicht des Personals im Self-Service-Bereich (mehr dazu im nächsten Abschnitt) basiert auf den korrigierten Zeiten. Für Orga-Teams heißt das: eine einzige Korrektur an der richtigen Stelle statt manueller Nacharbeit an mehreren Stellen im System – und für euer Personal eine Abrechnungsgrundlage, die die tatsächlich geleistete Arbeitszeit widerspiegelt.

Stundenübersicht: Mehr Transparenz fürs Personal

Bislang mussten Mitarbeitende für einen Blick auf ihre geleisteten Stunden meist bei der Orga nachfragen. Damit ist jetzt Schluss: Im Self-Service-Bereich sehen Mitarbeitende ihre geleisteten Stunden direkt selbst ein – jederzeit und ohne Umweg über E-Mail oder Excel-Liste.

Aktuell zeigt die Übersicht die erfassten Arbeitsstunden je Einsatz; die eigentliche Gehalts- bzw. Lohnabrechnung ist noch nicht Teil davon. Wir arbeiten bereits an einem umfassenderen Abrechnungsmodul, das perspektivisch auch das Personal direkt mit seiner Vergütung versorgen soll – mehr dazu, sobald es so weit ist. Mehr zu automatisch generierten Stundenzetteln und Auswertungen für die Orga findet ihr schon jetzt auf unserer Seite zu Reporting & Auswertung.

Neue Dashboard-Widgets: Alles im Blick

Auch das Dashboard – die zentrale Startseite jeder Veranstaltung im Portal – hat im August einen kräftigen Schub bekommen. Statt einzeln in die jeweiligen Bereiche wechseln zu müssen, um den aktuellen Stand zu prüfen, bündelt eine ganze Reihe neuer Widgets die wichtigsten Kennzahlen direkt auf einen Blick: ablaufende Zertifikate, der Bewerbungsverlauf, offene Aufgaben und ihr Fortschritt, die Auslastung eurer Organisation, die Abdeckung wichtiger Qualifikationen sowie die Vor-Ort-Aktivität in Echtzeit gehören dazu – ergänzt um Widgets für fehlgeschlagene Anmeldeversuche und die heutigen Ankünfte.

Für Orga-Teams bedeutet das vor allem eines: weniger Klicks bis zur Antwort auf die Frage „Wie steht’s gerade wirklich?“. Gerade in den letzten Tagen vor einer Veranstaltung, wenn sich Anmeldungen, Zu- und Absagen sowie Ausrüstungsanfragen häufen, lässt sich der Status jetzt in Sekunden statt in mehreren Klick-Wegen erfassen – jedes Widget lässt sich zudem frei auf dem Dashboard anordnen.

Und sonst noch: weitere Neuerungen im August

Neben den großen Themen ist im August noch einiges an kleineren, aber spürbaren Verbesserungen dazugekommen:

Kontolöschung: Wer sein eigenes Konto löschen möchte, muss dies jetzt zusätzlich per E-Mail-Link bestätigen – ein wichtiger Schutz vor versehentlichem oder missbräuchlichem Löschen
Monats-/Jahresfilter im persönlichen Dienstplan des Personals
Catering: Merkmale lassen sich jetzt gezielt vor Bewerber:innen verbergen
Verleih: Einladungslinks für die Crew lassen sich jederzeit neu generieren, einzelne Crew-Mitglieder lassen sich bei Bedarf wieder entfernen

Häufige Fragen zum urvent-Update

Was ist der Schichttausch bei urvent? Mit dem Schichttausch können Mitarbeitende und Helfer:innen bereits bestätigte Schichten selbstständig an Kolleg:innen mit passender Qualifikation abgeben – ohne Umweg über die Orga. Der Dienstplan wird automatisch aktualisiert.

Wofür sind die Schnellprüfungs-Warteschlangen gedacht? Sie beschleunigen die Freigabe großer Mengen an Bewerbungen und Ausrüstungsanfragen. Statt Einträge einzeln zu öffnen, arbeitet man sie in einer fokussierten Ansicht mit Tastaturkürzeln nacheinander ab.

Ist die Mitfahrzentrale in jedem urvent-Paket enthalten? Die Mitfahrzentrale ist ab dem Essential Tarif enthalten. Details dazu findet ihr auf unserer Preisseite.

Wann können Bewerber:innen die Mitfahrzentrale nutzen? Automatisch, sobald ihre Bewerbung freigeschaltet wurde – ab dann können sie direkt im Portal nach einer Mitfahrmöglichkeit suchen oder selbst ein Angebot einstellen.

Was zeigen die neuen Dashboard-Widgets? Unter anderem ablaufende Zertifikate, den Bewerbungsverlauf, offene Aufgaben, die Organisationsauslastung, die Abdeckung von Qualifikationen und die Vor-Ort-Aktivität in Echtzeit – frei anordenbar auf dem Dashboard jeder Veranstaltung.

Können Mitarbeitende ihre Arbeitsstunden selbst einsehen? Ja. Über den Self-Service-Bereich sehen Mitarbeitende ihre geleisteten Stunden jetzt direkt selbst ein, ohne bei der Orga nachfragen zu müssen. Eine Gehaltsabrechnung ist darin noch nicht enthalten – das entsprechende Modul befindet sich aktuell in Entwicklung.

Jetzt ausprobieren

Ihr wollt Schichttausch, Schnellprüfung, Mitfahrzentrale, die neuen Planer und die Dashboard-Widgets selbst testen? Startet direkt eine kostenlose Testphase oder loggt euch in euer bestehendes Crew-Portal ein.

Bonus-Tipp für Admins

Wusstet ihr schon: Im Admin-Bereich lässt sich mit Strg + K (bzw. Cmd + K auf dem Mac) jederzeit die Schnellsuche öffnen – so seid ihr mit wenigen Tastendrücken direkt bei der gesuchten Seite, ganz ohne durch die Menüs zu klicken.