Update Juli 2026

Kurz zusammengefasst: Im Juli-Update des urvent Crew Portals kann sich euer Eventpersonal beim Check-In jetzt selbst ein- und auschecken, Bewerber:innen geben bei der Schichtplanung statt fester Termine wahlweise nur eine gewünschte Schichtanzahl an, und Status-Updates erscheinen über die neue Portal-Benachrichtigung direkt im Crew Portal statt nur per E-Mail.

Der Juli stand bei uns ganz im Zeichen von mehr Eigenständigkeit für euer Personal und mehr Übersicht für eure Orga-Teams. Drei Neuerungen machen den Alltag rund um Check-in, Schichtplanung und Kommunikation bei Festivals, Stadtfesten und anderen Veranstaltungen spürbar einfacher: Personal kann sich jetzt selbst ein- und auschecken, Bewerber:innen können statt konkreter Schichten auch einfach eine Wunschanzahl angeben, und wichtige Status-Updates landen ab sofort direkt im Portal statt nur im Postfach.

Auf einen Blick

• Selbst-Check-in/-out: Personal markiert sich im Crew Check-In jetzt eigenständig als anwesend bzw. abwesend
• Schichtanzahl-Anfrage: Bei der Bewerbung lässt sich in der Schichtplanung pro Rolle wählen zwischen konkreten Schichten oder einer gewünschten Anzahl, die Zuweisung übernimmt dann euer Team
• Neues Benachrichtigungssystem: Status-Updates erscheinen jetzt zusätzlich in der Crew-Kommunikation direkt im Portal, mit der Möglichkeit, einzelne Nachrichtentypen von der E-Mail-Zustellung auszunehmen

Selbst-Check-in/-out: Weniger Laufwege für eure Team-Leitung

Bisher musste immer eine Team-Leitung oder Schichtverantwortliche jede einzelne Person am Einsatzort manuell im System ein- und wieder auschecken. Bei größeren Crews kostet das spürbar Zeit – und sorgt dafür, dass die Anwesenheitsliste oft erst mit Verzögerung stimmt.

Jetzt könnt ihr den Check-In pro Einsatz auf Selbst-Check-in umstellen: Personal markiert sich dann direkt im Portal selbst als „anwesend“ und am Ende der Schicht wieder als „abwesend“ – ganz ohne, dass jemand aus der Orga dafür extra vorbeikommen muss. Der Status ist sofort für alle sichtbar, die Zeiterfassung läuft im Hintergrund automatisch mit.

Der bisherige Ablauf bleibt dabei die Grundeinstellung: Standardmäßig checkt weiterhin die Team-Leitung das Personal ein, ihr müsst also nichts umstellen, wenn ihr lieber bei der bekannten Variante bleiben wollt. Für Einsätze mit vielen gleichzeitig startenden oder endenden Schichten – etwa zur Öffnung oder zum Einlassschluss eines Events – lohnt sich die Umstellung aber besonders: Statt einer Schlange an der Check-in-Station checkt sich jede Person in Sekunden selbst ein.

Schichtanzahl-Anfrage: Flexibel bewerben, das Team weist zu

Nicht jede Rolle eignet sich dafür, dass sich Bewerber:innen von Anfang an feste Schichten aussuchen. Gerade bei kurzfristig wechselnden Einsatzplänen oder Rollen mit vielen ähnlichen Schichten ist die Auswahl einzelner Termine oft unnötiger Aufwand – sowohl für die Bewerbenden als auch für eure Planung.

Deshalb lässt sich in der Schichtplanung jetzt pro Rolle festlegen, wie die Bewerbung abläuft: wie gewohnt mit Auswahl konkreter Schichten, oder alternativ mit einer einfachen Anzahl – „Ich möchte gerne 4 Schichten übernehmen“. Die eigentliche Zuweisung zu bestimmten Terminen übernimmt anschließend euer Team im Personalplaner, mit vollem Überblick über Bedarf und Verfügbarkeit auf allen Schichten der Rolle.

Das nimmt Bewerbenden die Unsicherheit, „die richtigen“ Schichten zu erwischen, und gibt eurer Planung gleichzeitig mehr Flexibilität, kurzfristig umzudisponieren – ohne dass dafür erst alle Beteiligten neu gefragt werden müssen.

Neues Benachrichtigungssystem: Status-Updates direkt im Crew Portal

Bislang liefen praktisch alle Status-Updates – etwa wenn ein Zertifikat freigegeben oder abgelehnt wurde – ausschließlich per E-Mail. Postfächer sind aber schnell unübersichtlich, und wichtige Updates gehen darin leicht unter.

Ab sofort erscheinen solche Updates zusätzlich direkt in der Crew-Kommunikation im Portal: ein Glocken-Symbol zeigt neue Benachrichtigungen an, ganz ohne Umweg übers Postfach. Aktuell laufen E-Mail und Portal-Benachrichtigung parallel – ihr verpasst also nichts, auch wenn ihr noch nicht regelmäßig im Portal vorbeischaut.

Das Benachrichtigungssystem ist dabei bewusst als Fundament für mehr angelegt: Mittelfristig soll die Portal-Benachrichtigung der Standardweg werden, E-Mail bleibt dann optional für die Updates, die euch wirklich per Mail erreichen sollen.

Häufige Fragen zum urvent-Update

Muss ich den Selbst-Check-in aktivieren, oder ändert sich für uns automatisch etwas? Nein. Ohne Umstellung eurerseits bleibt es beim bisherigen Ablauf – die Team-Leitung checkt Personal weiterhin manuell ein. Selbst-Check-in ist eine Option, die ihr pro Einsatz im Crew Check-In aktivieren könnt.

Gilt die Schichtanzahl-Anfrage für ein ganzes Event oder nur für einzelne Rollen? Ihr legt das pro Rolle in der Schichtplanung fest. Ihr könnt also z. B. bei einer Rolle die klassische Schichtauswahl beibehalten und bei einer anderen auf die Anzahl-Anfrage umstellen.

Wer weist die tatsächlichen Schichten zu, wenn jemand nur eine Anzahl angegeben hat? Das übernimmt euer Team im Personalplaner. Dort seht ihr auf einen Blick, wer wie viele Schichten angefragt hat und wo noch Bedarf besteht.

Ersetzt das neue Benachrichtigungssystem die E-Mails komplett? Noch nicht. Aktuell laufen Portal-Benachrichtigung und E-Mail parallel. Langfristig soll die Portal-Ansicht in der Crew-Kommunikation der Standard werden, mit E-Mail als optionalem Zusatz für einzelne Nachrichtentypen.

Weitere Antworten rund um Funktionen und Einrichtung findet ihr in unserem FAQ.

Jetzt ausprobieren

Ihr wollt Selbst-Check-in, die neue Schichtanzahl-Anfrage und die Portal-Benachrichtigungen selbst ausprobieren? Startet direkt eine kostenlose Testphase oder loggt euch in euer bestehendes Crew Portal ein. Einen Überblick über alle Funktionen und Pläne & Preise findet ihr auf urvent.com.

Bonus-Tipp für Admins

Wusstet ihr schon: In den Rolleneinstellungen legt ihr fest, ob eine Rolle mit konkreten Schichten oder mit der neuen Anzahl-Anfrage arbeitet – und in den Benachrichtigungseinstellungen, für welche Nachrichtentypen zusätzlich eine E-Mail verschickt wird. Beides lässt sich jederzeit wieder ändern, ganz ohne Auswirkung auf bereits laufende Bewerbungen.